Skjalavarsla

Um skjalavörslu

Skjalavarsla og skjalastjórn felur í sér skipulögð vinnubrögð við daglega meðferð og varðveislu gagna, í hvaða formi sem þau eru, sem til verða hjá afhendingarskyldum aðilum. Eins og kemur fram í lögum um opinber skjalasöfn er markmið laganna að „tryggja myndun, vörslu og örugga meðferð opinberra skjala með réttindi borgaranna, hag stjórnsýslunnar og varðveislu sögu íslensku þjóðarinnar að leiðarljósi.“ Opinber skjalasöfn gegna veigamiklu hlutverki í þessu sambandi, meðal annars með því að veita afhendingarskyldum aðilum ráðgjöf og leiðbeiningar varðandi skjalavörslu og skjalastjórn. Í því felst m.a. aðstoð og ráðgjöf við gerð málalykla, skjalavistunaráætlana, meðferð og afhending pappírsskjala og rafrænna gagnasafna.

Skoða leiðbeiningar um skjalavörslu.

Afhendingarskylda

Hverjum ber skylda til að afhenda gögn á Héraðsskjalasafnið Ísafirði?
Sveitarfélög innan Ísafjarðarsýslu og undirstofnanir þeirra ásamt þeim lögaðilum sem eru að 51% hluta í eigu sveitarfélags/-a, afhenda gögn til Héraðsskjalasafnsins Ísafirði. Ef lögaðili er í meirihlutaeigu sveitarfélags og ríkis þarf að fá úrskurð Þjóðskjalasafns Íslands um hvort afhenda skuli gögnin til Þjóðskjalasafns Íslands eða viðkomandi héraðsskjalasafns. Í 14. grein laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn er að finna frekari upptalningu á því hvaða aðilar teljast vera afhendingarskyldir aðilar.

Embætti forseta Íslands.
Hæstiréttur, héraðsdómstólar og aðrir lögmætir dómstólar.
Stjórnarráð Íslands, svo og allar stjórnsýslunefndir og stofnanir sem heyra stjórnarfarslega undir það, sem og þjóðkirkjuna,
Sveitarfélög, svo og allar stofnanir og nefndir á þeirra vegum sem fara með stjórnsýslu; hið sama gildir um byggðasamlög og aðra þá aðila sem sjá um framkvæmd einstakra stjórnsýsluverkefna vegna samvinnu sveitarfélaga.
Sjálfseignarstofnanir og sjóðir sem stofnuð hafa verið með lögum eða á grundvelli heimildar í lögum í þeim tilgangi að sinna einkum opinberum verkefnum.
Stjórnsýsluaðilar einkaréttareðlis, hafi þeim á grundvelli laga verið fengið vald til þess að taka stjórnvaldsákvarðanir af hálfu ríkis eða sveitarfélags að því er varðar skjöl sem hafa orðið til hjá þeim eða komist í þeirra vörslu vegna mála er tengjast slíkum ákvörðunum.
Lögaðilar sem tekið hafa að sér rekstrarverkefni með samningi skv. 30. gr. laga um fjárreiður ríkisins, eða skv. 100. og 101. gr. sveitarstjórnarlaga, að því er varðar skjöl sem hafa orðið til hjá þeim eða komist í þeirra vörslu vegna rækslu slíkra verkefna.

Þá er mælst til að félagasamtök sem styrkt eru af sveitarfélögum afhendi gögn sín á skjalasafn vegna sögulegs gildis þeirra fyrir svæðið.

Ábyrgð á skjalastjórn og skjalavörslu

Forstöðumaður afhendingarskylds aðila ber ávallt ábyrgð á skjalavörslu og skjalastjórn viðkomandi aðila. Hið sama gildir um formann stjórnsýslunefndar og framkvæmdastjóra sveitarfélags, svo og forstöðumenn sjálfseignarstofnana, sjóða og annarra aðila samkvæmt 14. grein laga um opinber skjalasöfn. Ábyrgðarmaður á skjalavörslu og skjalastjórn getur ekki framselt þá ábyrgð til þriðja aðila. Hins vegar getur ábyrgðarmaður útdeilt verkefnum er varða skjalavörslu og skjalastjórn á einstaka starfsmenn. Ábyrgðin á að skjalavarsla og skjalastjórn afhendingarskylds aðila sé í samræmi við gildandi lög og reglur liggur þó alltaf hjá ábyrgðarmanni samkvæmt lögum.

Sá sem ber ábyrgð á skjalastjórn og skjalavörslu afhendingarskylds aðila skal varðveita málsgögn þannig að þau séu aðgengileg í samræmi við lög og reglur en jafnframt að vernda skjöl fyrir ólöglegri eyðileggingu, breytingu og óleyfilegum aðgangi. Afhendingarskyldir aðilar skulu afhenda skjalasöfn sín til varðveislu til Þjóðskjalasafns Íslands, eða héraðsskjalasafns eftir því sem við á, þegar pappírsskjöl hafa náð 30 ára aldri og þegar rafræn skjöl hafa náð fimm ára aldri. Þegar skjöl hafa verið afhent opinberu skjalasafni flyst ábyrgð á vörslu skjalanna yfir til þess.

Reglur um skjalavörslu og skjalastjórn

Gildandi reglur um skjalavörslu og skjalastjórn sem kveða á um það hvernig afhendingarskyldir aðilar sem falla undir stjórnsýslu ríkis og sveitarfélaga skuli haga skjalavörslu og skjalastjórn, hvernig skuli haga frágangi og afhendingu á skjala- og gagnasöfnum til opinberra skjalasafna og um varðveislu og förgun skjala.