Afhending

Afhending opinberra skjala

Um afhendingu opinberra skjala afhendingarskyldra til opinbers skjalasafns (þ.e. Þjóðskjalasafns eða héraðsskjalasafns) gilda reglur nr. 573/2015. Héraðsskjalasöfnin veita skv. lögum viðtöku skjölum sem náð hafa þrjátíu ára aldri. Héraðsskjalavörður getur þó skv. lögunum lengt eða stytt afhendingarfrest ef sérstakar ástæður mæla með því. Sé starfsemi afhendingarskyldra hætt eða stofnanir/embætti lögð niður skulu skjöl þeirra afhent opinberu skjalasafni. Leita skal samþykkis héraðsskjalasafns fyrir afhendingu skjala og bera undir það frágang og skráningu skjalanna með hæfilegum fyrirvara áður en þau eru afhent. Ef skjöl eru afhent illa frágengin, áskilur safnið sér rétt að taka gjald fyrir frágang þeirra.
Reglur um frágang, skráningu og afhendingu pappírsskjala afhendingarskyldra aðila nr. 573/2015

Afhending rafrænna gagna

Héraðsskjalasafnið Ísafirði tekur á móti rafrænum gögnum til varðveislu samkvæmt lögum nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn og reglum þar að lútandi. Afhendingarskyldum aðilum á starfssvæði héraðsskjalasafnsins ber skylda að tilkynna rafræn gögn til safnsins. Samkvæmt lögunum fer afhending rafrænna gagna fram að jafnaði ekki síðar en þegar gögnin hafa náð fimm ára aldri. Til að afhenda rafræn gögn þarf að tilkynna þau til héraðsskjalasafnsins og fá úrskurð um rafræn skil. Tilkynning á rafrænu gagnasafni

Rafræn gagnasöfn eru afhent opinberu skjalasafni í svokölluðum vörsluútgáfum á grundvelli úrskurðar um rafræn skil. Einungis eru varðveitt gögn úr rafrænum gagnasöfnum en ekki hugbúnaðurinn sjálfur. Því þarf að færa gögn úr rafrænum gagnasöfnum yfir á tiltekið form, samkvæmt reglum nr. 100/2014 um afhendingu á vörsluútgáfum. Afhendingarskyldur aðili ber ábyrgð á gerð vörsluútgáfu á skilgreindu formi. Í flestum tilvikum felur hann tæknilegum aðila, rekstraraðila viðkomandi kerfis eða því hugbúnaðarhúsi sem framleiðir hugbúnaðinn, gerð vörsluútgáfu. Ýmsar gagnlegar upplýsingar um afhendingu á rafrænum gögnum má finna á vefsíðu Þjóðskjalasafns.

Einkaaðilar

Einkaaðilar geta afhent skjöl til varanlegrar varðveislu á Héraðsskjalasafninu Ísafirði. Hafa þarf samband við starfsmenn safnsins um frágang og skráningu einkaskjalasafna áður en afhending fer fram. Innihaldi skjölin viðkvæmar upplýsingar getur afhendingaraðili gert samning um aðgangstakmarkanir, t.d. að skjölin verði ekki aðgengileg fyrr en að ákveðnum tíma liðnum eða að leita þurfi eftir heimild afhendingaraðila til að skoða skjölin.

Hafa þarf í huga hvar skjölin eiga best heima þegar ákveðið er að afhenda einkaskjöl til varðveislu. Héraðsskjalasöfnin varðveita skjöl sveitarfélaga og eðlilegt er að þangað berist skjöl einkaaðila sem hafa starfað eða búið á þeirra starfssvæði, s.s. skjöl fyrirtækja og félaga í viðkomandi héraði. Fyrirtæki og félög sem starfað hafa á landsvísu ættu að afhenda skjöl sín til varðveislu á Þjóðskjalasafn, sem og skjalasöfn þingmanna, ráðherra og embættismanna ríkisins.

Fyrirspurnir um afhendingar, frágang, skráningu eða annað er varðar einkaskjalasöfn skal senda á netfangið skjalasafn@isafjordur.is. Starfsmenn skjalasafnsins veita einnig upplýsingar í síma 450 8226.