Varðveisla skjala á tölvudrifum
Í nýjustu útgáfu Skjalafrétta Þjóðskjalasafns Íslands eru áréttuð nokkur atriði er varða varðveislu skjala og skráningu þeirra í skjalasöfnum afhendingarskyldra aðila.
Í fyrsta lagi þá ber forstöðumaður afhendingarskylds aðila ábyrgð á „skjalastjórn og skjalavörslu viðkomandi aðila, þ.m.t. að unnið sé í samræmi við fyrirmæli laga og reglna þar að lútandi“. Um þetta er kveðið í 2. mgr. 22. gr. laga um opinber skjalasöfn nr. 77/2014 og í 4. mgr. sömu greinar segir að forstöðumaður skuli „grípa til viðeigandi ráðstafana til þess að vernda skjöl afhendingarskylds aðila fyrir ólöglegri eyðileggingu, breytingu og óleyfilegum aðgangi“. Þá segir í 3. mgr. sömu greinar að „[a]fhendingarskyldum aðilum er skylt að haga skjalastjórn og skjalavörslu með þeim hætti sem segir í þeim reglum sem settar eru á grundvelli 23. gr. og varðveita málsgögn þannig að þau séu aðgengileg í samræmi við þær“.
Í reglum um skráningu mála og málsgagna afhendingarskyldra aðila nr. 85/2018 er kveðið á um skyldu afhendingarskyldra aðila að „skrá mál sem koma til meðferðar hjá þeim á kerfisbundinn hátt í eina eða fleiri skrár og varðveita málsgögn þannig að þau séu aðgengileg“.
Í öðru lagi skal bent á að ekki er æskilegt að varðveita afhendingarskyld skjöl sem varða verkefni afhendingarskyldra aðila á drifum eða sameignum í tölvukerfum. Þetta á við öll skjöl sem hafa orðið til, borist eða verið viðhaldið við starfsemi aðilans og þ.m.t. skjöl sem kölluð eru vinnugögn eða vinnuskjöl. Tölvudrif, hvort sem það eru sameignardrif eða einkadrif starfsfólks, eru ekki skipulögð rafræn gagnakerfi og skal ekki nota til að varðveita skjöl sem hafa mikla þýðingu.Tölvudrif eru oftast ekki byggð þannig upp að upplýsingar séu geymdar skipulega á rafrænu formi sem gerir það m.a. að verkum að erfiðara er að heimta gögn til baka þegar á þarf að halda. Sama á við þegar koma á gögnunum til langtímavarðveislu og afhenda til Þjóðskjalasafns Íslands. Því mælist Þjóðskjalasafn til þess að skjöl sem hafa mikla þýðingu, s.s. málsgögn og önnur afhendingarskyld skjöl, séu ekki varðveitt á drifum og koma ætti skjölunum og/eða upplýsingunum fyrir í skipulögðum rafrænum gagnakerfum sem þá eru listuð upp í skjalavistunaráætlun sem er mikilvægt tæki í skjalavörslu og skjalastjórn hvers afhendingarskylds aðila.